DB2P - Vóór het aangeven
FR NL

VÓÓR HET AANGEVEN

  1. Vóór het aangeven

    Om uw DB2P-aangiftes te kunnen indienen via het beveiligde portaal van de sociale zekerheid, dient u eerst enkele noodzakelijke stappen uit te voeren:

  2. Nagaan of uw instelling voorkomt in de lijst van de erkende pensioen- en solidariteitsinstellingen

    Om uw DB2P-aangiftes te kunnen invoeren, moet uw entiteit, of de entiteit voor wie u als dienstverlener werkt, voorkomen op de lijst van de door de FSMA erkende pensioeninstellingen, de lijst van de sectorale inrichters, van de solidariteitsinstellingen of de lijst van buitenlandse pensioeninstellingen.

    Hier vindt u ook de lijst van de pensioeninstellingen die de winst verdelen en de kosten beperken volgens de regels vastgesteld door de Koning (artikel 32, § 1, 2° WAP)

    Indien uw instelling niet op de lijst voorkomt, of indien de informatie in deze lijst niet correct of volledig is, gelieve ons dan zo snel mogelijk hiervan op de hoogte te brengen via db2p@sigedis.fgov.be

    Het is mogelijk dat u, als solidariteitsinstelling die solidariteitstoezeggingen op ondernemingsniveau beheert, niet voorkomt op deze lijst. Toch, is het voor de verdere DB2P-aangiften belangrijk te kunnen beschikken over een exhaustieve lijst van  solidariteitsinstellingen. Indien uw instelling betrokken is, verzoeken wij u om u zich zo snel mogelijk kenbaar te maken via db2p@sigedis.fgov.be met vermelding van de naam, het adres en het KBO-nummer van de betrokken instelling.      

  3. Indien nodig een KBO-nummer aanvragen

    Conform de aangifte-instructies, moeten rechtspersonen, en met name inrichters en pensioeninstellingen, geïdentificeerd worden bij de Kruispuntbank van Ondernemingen aan de hand van hun ondernemingsnummer (KBO-nummer) om toegang te krijgen tot de beveiligde DB2P-toepassingen. Door middel van de Public Search-applicatie kan u nagaan of uw entiteit al dan niet gekend is bij de Kruispuntbank van Ondernemingen.

    Uw entiteit is nog niet gekend bij de KBO en heeft dus nog geen KBO-nummer? Vraag er één bij de Kruispuntbank van Ondernemingen met de duidelijke vermelding dat deze aanvraag de databank van de tweede pijlerpensioenen betreft.

    De verwerking van de aanvraag en de toekenning van een KBO-nummer neemt gemiddeld twee weken in beslag. Wanneer er in het formulier gegevens ontbreken, zal de KBO contact met u opnemen om het formulier te vervolledigen. Met eventuele vragen betreffende de registratie in de KBO kunt u steeds terecht op helpdesk.kbo@economie.fgov.be, of telefonisch op 02/277.64.00 (iedere werkdag van 9u tot 16u). 

     

  4. Een beveiligde toegang tot de DB2P-toepassingen aanvragen

    Om uw DB2P-aangiftes te kunnen invoeren, moet u in het User Management (UMAN) van de sociale zekerheid ingeschreven zijn, en vervolgens de hoedanigheid van “Beheerder Aanvullende Pensioenen” aanvragen en activeren.

    De toegang tot de toepassingen van de sociale zekerheid wordt op het niveau van het User Management beheerd. Dit laat een beveiligde, betrouwbare en traceerbare toegang tot de DB2P-toepassingen toe.

    Elke aangifteplichtige aan de databank DB2P dient dus te beschikken over een beveiligde toegang. Dit geldt ook voor de dienstverleners (bv. sociale secretariaten) die namens de aangifteplichtige aangiften zullen verrichten. Als u beslist een dienstverlener te mandateren om de aangiften in uw naam te verrichten, dient u zich ook te registreren in het User Management om toegang te krijgen tot de beveiligde toepassingen.

    De te ondernemen stappen om toegang te krijgen tot de beveiligde DB2P-toepassingen verschillen naargelang het soort van aangevende entiteit en naargelang uw entiteit al dan niet reeds geregistreerd is in het User Management. Er bestaan vijf mogelijke scenario’s:

    1. Scenario 1 - Uw entiteit is nog niet geregistreerd in het User Management (UMAN)

      Voor uw entiteit werd dus nog geen Verantwoordelijke Toegangen Entiteit (VTE) aangeduid.

      Dit betekent dat uw entiteit tot nog toe geen administratieve verplichtingen vervuld heeft waarvoor een toegang tot de beveiligde toepassingen in het netwerk van de sociale zekerheid nodig is. Om toegang te krijgen tot de beveiligde DB2P-toepassingen en uw aangifteverplichtingen te kunnen vervullen, dient u volgende stappen te ondernemen, die gedetailleerd worden in deze handleiding die u scherm per scherm doorheen de procedure begeleidt.

      1. Registratie van de entiteit in het UMAN en aanduiding van de VTE

        Een verantwoordelijke van uw entiteit (onderneming, instelling of organisatie) moet een toegangsaanvraag indienen en ondertekenen. Deze verantwoordelijke is iemand wiens naam in de statuten staat vermeldt, die een actief mandaat bekleedt en die tekenbevoegdheid heeft binnen de entiteit.

        In deze aanvraag wordt een Verantwoordelijke Toegangen Entiteit (VTE) aangesteld. De VTE is verantwoordelijk voor de toegang tot de beveiligde toepassingen voor de hele entiteit. Hij is de unieke contactpersoon tussen de openbare instellingen van de sociale zekerheid en de entiteit. Het moet iemand zijn die in dienst is van de entiteit of die de functie van zaakvoerder, bestuurder of vennoot vervult.

        Voor de registratie van de entiteit en het aanduiden van de VTE, dient de verantwoordelijke van de entiteit een elektronische procedure te volgen op het portaal van de sociale zekerheid. Deze procedure wordt in de handleiding hierboven uitgelegd.

        Nadat de toegangsaanvraag is ingediend en de VTE aangeduid is, zal de VTE binnen de week per post een gebruikersnaam en wachtwoord ontvangen in twee afzonderlijke enveloppen. Wanneer hij beide brieven heeft ontvangen, moet de VTE zich binnen de 30 dagen op het portaal aanmelden met de gebruikersnaam en het wachtwoord.

        Voor zijn eerste identificatie, dient de VTE een elektronische procedure te volgen op het portaal van de sociale zekerheid. Deze procedure wordt in de handleiding hierboven uitgelegd.

      2. Aanvraag van de hoedanigheid \"Beheerder aanvullende pensioenen\"

        De Verantwoordelijke Toegangen Entiteit (VTE) is verantwoordelijk voor de toegang tot alle beveiligde toepassingen van uw entiteit. De beveiligde toepassingen zijn in het User Management gegroepeerd per functionele "hoedanigheid". De hoedanigheid is m.a.w. een verzameling van beveiligde toepassingen binnen een specifiek bevoegdheidsdomein. Zo kan bv. onder de hoedanigheid ‘Werkgever’ de trimestriële DmfA-aangifte worden ingediend. Aangezien het mogelijk is dat uw entiteit wettelijke verplichtingen moet vervullen binnen meerdere domeinen, zal de hoedanigheid aangeven in het kader van welke verplichting of welk bevoegdheidsdomein uw entiteit zich aanmeldt.

        Voor de aangifteverplichtingen aan DB2P werd een nieuwe hoedanigheid gecreëerd: de hoedanigheid "Beheerder aanvullende pensioenen". De toegang tot deze hoedanigheid moet u aanvragen bij de Kruispuntbank van de Sociale Zekerheid (KSZ) door middel van dit formulier, dat correct moet worden ingevuld en ondertekend door een lid van het Algemeen Bestuur en per post moet worden verstuurd.

        De KSZ zal na controle aan Smals de opdracht geven om de hoedanigheid aan te maken voor uw entiteit. Wanneer de hoedanigheid "Beheerder aanvullende pensioenen" is aangemaakt, wordt uw VTE hiervan door Smals op de hoogte gebracht via mail.

      3. Activeren van de hoedanigheid \"Beheerder aanvullende pensioenen\" en aanduiding van een Lokale Beheerder

        Om toegang te krijgen tot de DB2P-toepassingen moet de VTE van uw entiteit de hoedanigheid "Beheerder aanvullende pensioenen" nog activeren en hiervoor een Lokale Beheerder aanduiden. De Lokale Beheerder van de hoedanigheid kan voor de beveiligde toepassingen die hiertoe behoren gebruikers aanmaken en hun rechten beheren.

        Voor het activeren van de hoedanigheid en het aanduiden van de Lokale Beheerder dient de VTE een elektronische procedure te volgen op het portaal van de Sociale Zekerheid. Deze procedure wordt uitvoerig beschreven in onze handleiding hierboven.

      4. Keuze van het fysieke communicatiekanaal voor de gegevensuitwisseling en creatie van de gebruikers

        Uw toegang wordt gecreëerd eenmaal de hoedanigheid geactiveerd is en de lokale beheerder aangeduid is. Er blijft nog een stap over voordat u uw aangiften kan indienen. U moet uw fysieke communicatiekanaal kiezen en de gebruiker(s) aanduiden die de aangiftes zal (zullen) indienen.

        De DB2P-aangiften kunnen manueel ingediend worden via een online toepassing (portaal van de Sociale Zekerheid) of via batch verzend worden (gestructureerde XML-berichten). U kan ook beide aangiftekanalen simultaan gebruiken.

        1. Aangiften via de online portaaltoepassingen

          De online toepassingen voor DB2P zijn beschikbaar op het portaal van de Sociale Zekerheid (cf. www.socialsecurity.be, klik op "Ambtenaren en andere professionelen" en vervolgens op "Actoren wettelijke en aanvullende pensioenen"). Via de beveiligde online portaaltoepassing kan u op een eenvoudige en interactieve manier aangiften indienen vanaf uw computer. Hiertoe volstaat een internetverbinding.

          De Lokale Beheerder heeft steeds toegang tot de online toepassingen van de hoedanigheid "Beheerder aanvullende pensioenen". Daarnaast, kan de Lokale Beheerder ook andere fysieke gebruikers aanstellen binnen de entiteit om de DB2P-aangiften te verrichten via de online toepassingen.

          Voor het aanstellen en het beheren van de gebruikers van de hoedanigheid dient de Lokale Beheerder een elektronische procedure te volgen op het portaal van de Sociale Zekerheid. Deze procedure wordt uitvoerig beschreven in de handleiding.

        2. Aangiftes via batch

          Met de bestandsoverdracht via batchverwerking kan u een groot aantal aangiftes op eenzelfde moment doorsturen onder de vorm van gestructureerde berichten. Indien u uw DB2P-aangiftes via batch wenst door te sturen, dient u een technische gebruiker te creëren, een veiligheidscertificaat aan te vragen en een batchkanaal te kiezen. De aanvraag voor een veiligheidscertificaat duurt ongeveer drie weken.

          Bij de registratie in het toegangsbeheer van de Sociale Zekerheid, werd voor uw pensioeninstelling een Lokale Beheerder aangeduid voor de hoedanigheid "Beheerder Aanvullende Pensioenen". 

          Deze Lokale Beheerder kan de technische gebruiker creëren. Deze technische gebruiker is de contactpersoon op het niveau van de hoedanigheid voor de uitwisseling van gegevens via batch. Er kan dus slechts één technische gebruiker worden aangesteld voor alle toepassingen binnen de hoedanigheid. Deze contactpersoon dient een technische kennis te hebben van de manier waarop de uitwisseling van bestanden gebeurt.
          Deze Lokale Beheerder dient bij de creatie van de technische gebruiker eveneens een batchkanaal te kiezen. Voor de batchverwerking bestaan er meerdere fysieke kanalen om gegevens uit te wisselen via het netwerk van de Sociale Zekerheid. Aangevende entiteiten die momenteel reeds een fysieke verbinding hebben (vb. Isabel of ftp), kunnen deze ook gebruiken voor de DB2P-aangiften, zolang deze kanalen nog ondersteund worden. In het algemeen, wordt aanbevolen SFTP te gebruiken, omdat de kosten lager zijn en de veiligheid hoger.

          Meer informatie over de fysieke communicatiekanalen met het netwerk van de Sociale Zekerheid vindt u hier:

           

          - Voor de verbinding via FTP
          - Voor de verbinding via SFTP

    2. Scenario 2 - Uw entiteit is een dienstverlener reeds geregistreerd in het User Management

      Uw entiteit is reeds geregistreerd in het User Management (UMAN) en wenst als dienstverlener namens een aangifteplichtige aan DB2P toegang te verkrijgen tot de beveiligde DB2P-toepassingen. Concreet betekent dit dat er voor uw entiteit reeds een Verantwoordelijke Toegangen Entiteit (VTE) is aangeduid. Om toegang te krijgen tot de beveiligde DB2P-toepassingen dient u volgende stappen te ondernemen.

      Deze stappen worden gedetailleerd in deze handleiding die u scherm per scherm doorheen de procedure begeleidt.

      1. Aanvraag van de hoedanigheid \"Beheerder aanvullende pensioenen\"

        De Verantwoordelijke Toegangen Entiteit (VTE) is verantwoordelijk voor de toegang tot alle beveiligde toepassingen van uw entiteit. De beveiligde toepassingen zijn in het User Management gegroepeerd per functionele "hoedanigheid". De hoedanigheid is m.a.w. een verzameling van beveiligde toepassingen binnen een specifiek bevoegdheidsdomein. Zo kan bv. onder de hoedanigheid ‘Werkgever’ de trimestriële DmfA-aangifte worden ingediend. Aangezien het mogelijk is dat uw entiteit wettelijke verplichtingen moet vervullen binnen meerdere domeinen, zal de hoedanigheid aangeven in het kader van welke verplichting of welk bevoegdheidsdomein uw entiteit zich aanmeldt.

        Voor de aangifteverplichtingen aan DB2P werd een nieuwe hoedanigheid gecreëerd: de hoedanigheid "Beheerder aanvullende pensioenen". De toegang tot deze hoedanigheid moet u aanvragen bij de Kruispuntbank van de Sociale Zekerheid (KSZ) door middel van dit formulier, dat correct moet worden ingevuld en ondertekend door een lid van het Algemeen Bestuur en per post moet worden verstuurd.

        De KSZ zal na controle aan Smals de opdracht geven om de hoedanigheid aan te maken voor uw entiteit. Wanneer de hoedanigheid "Beheerder aanvullende pensioenen" is aangemaakt, wordt uw VTE hiervan door Smals op de hoogte gebracht via mail.

      2. Activeren van de hoedanigheid \"Beheerder aanvullende pensioenen\" en aanduiding van een Lokale Beheerder

        Om toegang te krijgen tot de DB2P-toepassingen moet de VTE van uw entiteit de hoedanigheid "Beheerder aanvullende pensioenen" nog activeren en hiervoor een Lokale Beheerder aanduiden. De Lokale Beheerder van de hoedanigheid kan voor de beveiligde toepassingen die hiertoe behoren gebruikers aanmaken en hun rechten beheren.

        Voor het activeren van de hoedanigheid en het aanduiden van de Lokale Beheerder dient de VTE een elektronische procedure te volgen op het portaal van de Sociale Zekerheid. Deze procedure wordt uitvoerig beschreven in onze handleiding hierboven.

      3. Keuze van het fysieke communicatiekanaal voor de gegevensuitwisseling en creatie van de gebruikers

        Uw toegang wordt gecreëerd eenmaal de hoedanigheid geactiveerd is en de lokale beheerder aangeduid is. Er blijft nog een stap over voordat u uw aangiften kan indienen. U moet uw fysieke communicatiekanaal kiezen en de gebruiker(s) aanduiden die de aangiftes zal (zullen) indienen.

        De DB2P-aangiften kunnen manueel ingediend worden via een online toepassing (portaal van de Sociale Zekerheid) of via batch verzend worden (gestructureerde XML-berichten). U kan ook beide aangiftekanalen simultaan gebruiken.

        1. Aangiftes via batch

          Met de bestandsoverdracht via batchverwerking kan u een groot aantal aangiftes op eenzelfde moment doorsturen onder de vorm van gestructureerde berichten. Indien u uw DB2P-aangiftes via batch wenst door te sturen, dient u een technische gebruiker te creëren, een veiligheidscertificaat aan te vragen en een batchkanaal te kiezen. De aanvraag voor een veiligheidscertificaat duurt ongeveer drie weken.

          Bij de registratie in het toegangsbeheer van de Sociale Zekerheid, werd voor uw pensioeninstelling een Lokale Beheerder aangeduid voor de hoedanigheid "Beheerder Aanvullende Pensioenen". 

          Deze Lokale Beheerder kan de technische gebruiker creëren. Deze technische gebruiker is de contactpersoon op het niveau van de hoedanigheid voor de uitwisseling van gegevens via batch. Er kan dus slechts één technische gebruiker worden aangesteld voor alle toepassingen binnen de hoedanigheid. Deze contactpersoon dient een technische kennis te hebben van de manier waarop de uitwisseling van bestanden gebeurt.
          Deze Lokale Beheerder dient bij de creatie van de technische gebruiker eveneens een batchkanaal te kiezen. Voor de batchverwerking bestaan er meerdere fysieke kanalen om gegevens uit te wisselen via het netwerk van de Sociale Zekerheid. Aangevende entiteiten die momenteel reeds een fysieke verbinding hebben (vb. Isabel of ftp), kunnen deze ook gebruiken voor de DB2P-aangiften, zolang deze kanalen nog ondersteund worden. In het algemeen, wordt aanbevolen SFTP te gebruiken, omdat de kosten lager zijn en de veiligheid hoger.

          Meer informatie over de fysieke communicatiekanalen met het netwerk van de Sociale Zekerheid vindt u hier:

           

          - Voor de verbinding via FTP
          - Voor de verbinding via SFTP

        2. Aangiften via de online portaaltoepassingen

          De online toepassingen voor DB2P zijn beschikbaar op het portaal van de Sociale Zekerheid (cf. www.socialsecurity.be, klik op "Ambtenaren en andere professionelen" en vervolgens op "Actoren wettelijke en aanvullende pensioenen"). Via de beveiligde online portaaltoepassing kan u op een eenvoudige en interactieve manier aangiften indienen vanaf uw computer. Hiertoe volstaat een internetverbinding.

          De Lokale Beheerder heeft steeds toegang tot de online toepassingen van de hoedanigheid "Beheerder aanvullende pensioenen". Daarnaast, kan de Lokale Beheerder ook andere fysieke gebruikers aanstellen binnen de entiteit om de DB2P-aangiften te verrichten via de online toepassingen.

          Voor het aanstellen en het beheren van de gebruikers van de hoedanigheid dient de Lokale Beheerder een elektronische procedure te volgen op het portaal van de Sociale Zekerheid. Deze procedure wordt uitvoerig beschreven in de handleiding.

    3. Scenario 3 - Uw entiteit is een erkende pensioeninstelling of een sectorale inrichter reeds geregistreerd in het User Management

      Uw entiteit is, als pensioen- of solidariteitsinstelling, reeds geregistreerd in het User Management. Concreet betekent dit dat er voor uw entiteit reeds een Verantwoordelijke Toegangen Entiteit (VTE) is aangeduid. Om toegang te krijgen tot de beveiligde DB2P-toepassingen dient u volgende stappen te ondernemen.
      Deze stappen worden gedetailleerd in deze handleiding die u scherm per scherm doorheen de procedure begeleidt.

      1. Activeren van de hoedanigheid \"Beheerder aanvullende pensioenen\" en aanduiden van een Lokale beheerder

        Voor de aangifteverplichtingen aan DB2P werd een nieuwe hoedanigheid gecreëerd: de hoedanigheid "Beheerder aanvullende pensioenen". Voor u, als reeds geregistreerde pensioen- of solidariteitsinstelling, wordt de hoedanigheid "Beheerder aanvullende pensioenen" reeds ambtshalve toegekend.

      2. Om toegang te krijgen tot de DB2P-toepassingen moet de VTE van uw entiteit de hoedanigheid "Beheerder aanvullende pensioenen" nog activeren en hiervoor een Lokale Beheerder aanduiden. De Lokale Beheerder van de hoedanigheid kan voor de beveiligde toepassingen die hiertoe behoren gebruikers aanmaken en hun rechten beheren.

        Voor het activeren van de hoedanigheid en het aanduiden van de Lokale Beheerder dient de VTE een elektronische procedure te volgen op het portaal van de Sociale Zekerheid. Deze procedure wordt uitvoerig beschreven in onze handleiding hierboven.

      3. Keuze van het fysieke communicatiekanaal voor de gegevensuitwisseling en creatie van de gebruikers

        Uw toegang wordt gecreëerd eenmaal de hoedanigheid geactiveerd is en de lokale beheerder aangeduid is. Er blijft nog een stap over voordat u uw aangiften kan indienen. U moet uw fysieke communicatiekanaal kiezen en de gebruiker(s) aanduiden die de aangiftes zal (zullen) indienen.

        De DB2P-aangiften kunnen manueel ingediend worden via een online toepassing (portaal van de Sociale Zekerheid) of via batch verzend worden (gestructureerde XML-berichten). U kan ook beide aangiftekanalen simultaan gebruiken.

        1. Aangiftes via batch

          Met de bestandsoverdracht via batchverwerking kan u een groot aantal aangiftes op eenzelfde moment doorsturen onder de vorm van gestructureerde berichten. Indien u uw DB2P-aangiftes via batch wenst door te sturen, dient u een technische gebruiker te creëren, een veiligheidscertificaat aan te vragen en een batchkanaal te kiezen. De aanvraag voor een veiligheidscertificaat duurt ongeveer drie weken.

          Bij de registratie in het toegangsbeheer van de Sociale Zekerheid, werd voor uw pensioeninstelling een Lokale Beheerder aangeduid voor de hoedanigheid "Beheerder Aanvullende Pensioenen". 

          Deze Lokale Beheerder kan de technische gebruiker creëren. Deze technische gebruiker is de contactpersoon op het niveau van de hoedanigheid voor de uitwisseling van gegevens via batch. Er kan dus slechts één technische gebruiker worden aangesteld voor alle toepassingen binnen de hoedanigheid. Deze contactpersoon dient een technische kennis te hebben van de manier waarop de uitwisseling van bestanden gebeurt.
          Deze Lokale Beheerder dient bij de creatie van de technische gebruiker eveneens een batchkanaal te kiezen. Voor de batchverwerking bestaan er meerdere fysieke kanalen om gegevens uit te wisselen via het netwerk van de Sociale Zekerheid. Aangevende entiteiten die momenteel reeds een fysieke verbinding hebben (vb. Isabel of ftp), kunnen deze ook gebruiken voor de DB2P-aangiften, zolang deze kanalen nog ondersteund worden. In het algemeen, wordt aanbevolen SFTP te gebruiken, omdat de kosten lager zijn en de veiligheid hoger.

          Meer informatie over de fysieke communicatiekanalen met het netwerk van de Sociale Zekerheid vindt u hier:

           

          - Voor de verbinding via FTP
          - Voor de verbinding via SFTP

        2. Aangiften via de online portaaltoepassingen

          De online toepassingen voor DB2P zijn beschikbaar op het portaal van de Sociale Zekerheid (cf. www.socialsecurity.be, klik op "Ambtenaren en andere professionelen" en vervolgens op "Actoren wettelijke en aanvullende pensioenen"). Via de beveiligde online portaaltoepassing kan u op een eenvoudige en interactieve manier aangiften indienen vanaf uw computer. Hiertoe volstaat een internetverbinding.

          De Lokale Beheerder heeft steeds toegang tot de online toepassingen van de hoedanigheid "Beheerder aanvullende pensioenen". Daarnaast, kan de Lokale Beheerder ook andere fysieke gebruikers aanstellen binnen de entiteit om de DB2P-aangiften te verrichten via de online toepassingen.

          Voor het aanstellen en het beheren van de gebruikers van de hoedanigheid dient de Lokale Beheerder een elektronische procedure te volgen op het portaal van de Sociale Zekerheid. Deze procedure wordt uitvoerig beschreven in de handleiding.

    4. Scenario 4 - Uw entiteit heeft geen eigen personeel

      Uw entiteit is een erkende pensioeninstelling of een gekende solidariteitsinstelling en heeft geen eigen personeel. Om toegang te krijgen tot de beveiligde DB2P-toepassingen dient u volgende stappen te ondernemen.
      Deze stappen worden gedetailleerd in deze handleiding die u scherm per scherm doorheen de procedure begeleidt.

      1. Vereenvoudigde procedure

        Normaalgezien dienen de bovenstaande stappen via een elektronische procedure te worden uitgevoerd op het portaal van de Sociale Zekerheid (www.socialsecurity.be). Voor de pensioen- of solidariteitsinstellingen zonder personeel wordt echter – in samenspraak met de KSZ en de RSZ – een vereenvoudigde procedure voorzien. De vereenvoudigde procedure laat toe om de drie bovenstaande stappen gelijktijdig uit te voeren zonder dat een aanmelding op het portaal van de Sociale Zekerheid nodig is.

        In principe zijn de VTE, de Lokale Beheerder en de gebruiker(s) personeelsleden van de entiteit waarvoor ze aangeduid zijn. Sommige pensioen- of solidariteitsinstellingen hebben echter geen eigen personeel. Enkel voor deze specifieke entiteiten wordt in dit geval aanvaard dat zij een Lokale Beheerder en gebruikers aanduiden die geen eigen werknemers zijn. De Lokale Beheerder en de gebruikers mogen dan personeel zijn van een andere entiteit waarmee de pensioen- of solidariteitsinstelling een contractuele band heeft. Dit contract definieert dus de inzet van deze personen (vb. personeel van de dienstverlener, van een inrichter, van een onderneming binnen de sector). De VTE moet daarentegen wel steeds iemand zijn die de functie van bestuurder (administrateur, directeur, voorzitter of adjunct administrateur) vervult binnen de pensioen- of solidariteitsinstelling.

        1. Voorwaarden van de vereenvoudigde procedure

          De cumulatieve voorwaarden om van deze uitzonderlijke, vereenvoudigde procedure gebruik te mogen maken, zijn:

        2. Verloop van de vereenvoudigde procedure

          Indien u gebruik wenst te maken van de vereenvoudigde procedure, moet u het nodige formulier invullen, het laten ondertekenen door een verantwoordelijke van de entiteit (iemand wiens naam in de statuten vermeld staat, die een actief mandaat bekleedt en die tekenbevoegdheid heeft binnen de entiteit) en het per post naar de KSZ versturen.

          Na controle, zal de KSZ het formulier aan Smals bezorgen (team Toegangsbeheer) om eerst de entiteit in het User Management te registreren, de VTE aan te duiden, de hoedanigheid te activeren en uiteindelijk de Lokale Beheerder aan te duiden.

          De Lokale Beheerder, die via het formulier werd aangeduid door de betrokken pensioen- of solidariteitsinstelling, maar die in dienst is bij een andere entiteit, wordt op de hoogte gebracht van de goedkeuring van de aanvraag. Nadat de Lokale Beheerder het bericht van Smals per post heeft ontvangen, moet hij zich binnen de 40 dagen aanmelden op het portaal.

          Meer informatie over het indienen van het formulier voor de vereenvoudigde procedure, kan u in de handleiding  vinden.

      2. Registratie van de entiteit en aanduiding van de VTE, aanvraag van de hoedanigheid \"Beheerder aanvullende pensioenen\", activatie van de hoedanigheid en aanduiding van de Lokale Beheerder

        Om toegang te krijgen tot de beveiligde toepassingen van de Sociale Zekerheid, moet uw entiteit -in principe- eerst en vooral:

        1. Zich registreren in het User Management en een Verantwoordelijke Toegangen Entiteit (VTE) aanduiden 

        2. De hoedanigheid "Beheerder aanvullende pensioenen" aanvragen
        3. De hoedanigheid "Beheerder aanvullende pensioenen" activeren en een Lokale Beheerder aanduiden. De Lokale Beheerder van de hoedanigheid kan voor de beveiligde toepassingen die hiertoe behoren gebruikers aanmaken en hun rechten beheren.

      3. Keuze van het fysieke communicatiekanaal voor de gegevensuitwisseling en creatie van de gebruikers

        Uw toegang wordt gecreëerd eenmaal de hoedanigheid geactiveerd is en de lokale beheerder aangeduid is. Er blijft nog een stap over voordat u uw aangiften kan indienen. U moet uw fysieke communicatiekanaal kiezen en de gebruiker(s) aanduiden die de aangiftes zal (zullen) indienen.

        De DB2P-aangiften kunnen manueel ingediend worden via een online toepassing (portaal van de Sociale Zekerheid) of via batch verzend worden (gestructureerde XML-berichten). U kan ook beide aangiftekanalen simultaan gebruiken.

        1. Aangiften via de online portaaltoepassingen

          De online toepassingen voor DB2P zijn beschikbaar op het portaal van de Sociale Zekerheid (cf. www.socialsecurity.be, klik op "Ambtenaren en andere professionelen" en vervolgens op "Actoren wettelijke en aanvullende pensioenen"). Via de beveiligde online portaaltoepassing kan u op een eenvoudige en interactieve manier aangiften indienen vanaf uw computer. Hiertoe volstaat een internetverbinding.

          De Lokale Beheerder heeft steeds toegang tot de online toepassingen van de hoedanigheid "Beheerder aanvullende pensioenen". Daarnaast, kan de Lokale Beheerder ook andere fysieke gebruikers aanstellen binnen de entiteit om de DB2P-aangiften te verrichten via de online toepassingen.

          Voor het aanstellen en het beheren van de gebruikers van de hoedanigheid dient de Lokale Beheerder een elektronische procedure te volgen op het portaal van de Sociale Zekerheid. Deze procedure wordt uitvoerig beschreven in de handleiding.

        2. Aangiftes via batch

          Met de bestandsoverdracht via batchverwerking kan u een groot aantal aangiftes op eenzelfde moment doorsturen onder de vorm van gestructureerde berichten. Indien u uw DB2P-aangiftes via batch wenst door te sturen, dient u een technische gebruiker te creëren, een veiligheidscertificaat aan te vragen en een batchkanaal te kiezen. De aanvraag voor een veiligheidscertificaat duurt ongeveer drie weken.

          Bij de registratie in het toegangsbeheer van de Sociale Zekerheid, werd voor uw pensioeninstelling een Lokale Beheerder aangeduid voor de hoedanigheid "Beheerder Aanvullende Pensioenen". 

          Deze Lokale Beheerder kan de technische gebruiker creëren. Deze technische gebruiker is de contactpersoon op het niveau van de hoedanigheid voor de uitwisseling van gegevens via batch. Er kan dus slechts één technische gebruiker worden aangesteld voor alle toepassingen binnen de hoedanigheid. Deze contactpersoon dient een technische kennis te hebben van de manier waarop de uitwisseling van bestanden gebeurt.
          Deze Lokale Beheerder dient bij de creatie van de technische gebruiker eveneens een batchkanaal te kiezen. Voor de batchverwerking bestaan er meerdere fysieke kanalen om gegevens uit te wisselen via het netwerk van de Sociale Zekerheid. Aangevende entiteiten die momenteel reeds een fysieke verbinding hebben (vb. Isabel of ftp), kunnen deze ook gebruiken voor de DB2P-aangiften, zolang deze kanalen nog ondersteund worden. In het algemeen, wordt aanbevolen SFTP te gebruiken, omdat de kosten lager zijn en de veiligheid hoger.

          Meer informatie over de fysieke communicatiekanalen met het netwerk van de Sociale Zekerheid vindt u hier:

           

          - Voor de verbinding via FTP
          - Voor de verbinding via SFTP

    5. Scenario 5 - Uw entiteit is een buitenlandse entiteit

      De aangifteverplichtingen in het kader van DB2P richten zich hoofdzakelijk tot pensioenfondsen en verzekeraars (of eventuele dienstverleners waarop zij beroep doen)  die betrokken zijn bij de aanvullende pensioenregelingen binnen het toepassingsgebied van de databank. Het betreft situaties die op één of andere manier worden geregeld in minstens één van volgende wetgevingen:

      1. de Belgische fiscale wetgeving inzake aanvullende pensioenen (WIB) [Wetboek van de inkomstenbelasting 1992] en (KB WIB) [Koninklijk besluit van 27 augustus 1993 tot uitvoering van het wetboek van de inkomstenbelasting 1992, B.S. 13-9-1993]

      2. de Belgische wet aanvullende pensioenen (WAP) [Wet van 28 april 2003 betreffende de aanvullende pensioenen en het belastingstelsel van die pensioenen en van sommige aanvullende voordelen inzake sociale zekerheid, B.S. 15-5-2003] en de wet aanvullende pensioenen voor zelfstandigen (WAPZ) [Programmawet (I) van 24 december 2002, B.S. 31-12-2002]

      3. de Belgische wet inzake de bijzondere werkgeversbijdrage van 8,86% op de werkgeverspremies voor aanvullende pensioenregelingen (art. 38, §3ter RSZ wet) [Wet van 29 juni 1981 houdende de algemene beginselen van de sociale zekerheid voor werknemers, B.S. 2-7-1981].

      Dat betekent, onder andere, dat een buitenlandse pensioeninstelling die een pensioenregeling beheert van een werkgever die de betaalde premies fiscaal in rekening brengt in de Belgische vennootschapsbelasting, binnen het toepassingsgebied valt.

      Hetzelfde geldt voor een pensioenregeling ingericht door een buitenlandse werkgever ten voordele van werknemers waarvan de arbeidsrechtelijke situatie evenwel onder het Belgische recht valt.

      Om aan de verplichtingen te kunnen voldoen, moet de aangifteplichtige instelling beschikken over een beveiligde toegang tot de DB2P-toepassingen. Via een registratie in het User Management wordt aan de aangevende instellingen op een betrouwbare, traceerbare en beveiligde manier toegang geboden tot de toepassingen in het netwerk van de Sociale Zekerheid, waaronder de DB2P-toepassing. Het is voor buitenlandse instellingen niet altijd evident om deze registratie te realiseren. Hieronder vindt u stap voor stap de te volgen procedure, de nodige formulieren en enkele belangrijke aandachtspunten.

      1. Stap 1. Registratie in de Kruispuntbank voor Ondernemingen (KBO)

        Om zich te kunnen registreren in het User Management, moet men als entiteit gekend zijn in de Belgische Kruispuntbank voor Ondernemingen (KBO). Via de toepassing KBO Public Search kan u steeds nagaan of uw entiteit al dan niet gekend is in de KBO.

        Entiteiten die nog niet gekend zijn in de KBO en die bijgevolg nog geen ondernemingsnummer of KBO-nummer hebben, moeten het formulier ‘Aanvraag voor de invoering van gegevens van een ontbrekende onderneming rechtspersoon‘ invullen, de nodige bewijsstukken toevoegen en dit alles versturen naar het in het formulier vermelde adres.

        De verwerking van de aanvraag en de toekenning van een KBO-nummer neemt gemiddeld twee weken in beslag. Wanneer er in het formulier gegevens ontbreken, zal de KBO contact opnemen om het formulier te vervolledigen. Met eventuele vragen betreffende de registratie in de KBO kunt u steeds terecht op helpdesk.kbo@economie.fgov.be, of telefonisch op 02/277.64.00 (iedere werkdag van 9u tot 16u). 

      2. Stap 2. Registratie in het User Management (UMAN)

        Zodra u het KBO-nummer heeft ontvangen, kan de registratie in het User Management (UMAN) beginnen. Deze registratie gebeurt in een aantal stappen.

        De eerste stap is het correct invullen en versturen van het ‘Bijzonder formulier DB2P voor buitenlandse entiteiten: registratie UMAN’.

        Het formulier moet ondertekend worden door een verantwoordelijke van de entiteit en per post worden verstuurd naar Sigedis. Een verantwoordelijke van de entiteit is iemand wiens naam in de statuten vermeld staat, die een actief mandaat bekleedt en die tekenbevoegdheid heeft binnen de entiteit. Aan het formulier worden de nodige bewijzen toegevoegd die bevestigen dat de ondergetekende inderdaad gemachtigd is de entiteit juridisch te verbinden. Hiertoe wordt ofwel een officieel document meegestuurd, ofwel de coördinaten van een online consulteerbare, officiële bron.

        Via het formulier kunnen drie noodzakelijke acties gelijktijdig worden uitgevoerd zonder dat een aanmelding op het portaal van de Sociale Zekerheid nodig is.

        De entiteit kan (1) zich registreren in het UMAN en een Verantwoordelijke Toegangen Entiteit (VTE) aanduiden, (2) de hoedanigheid ‘Beheerder aanvullende pensioenen’ aanvragen en (3) de Lokale Beheerder aanduiden voor deze hoedanigheid.

        (1) De VTE moet iemand zijn die in dienst is van de entiteit of die de functie van zaakvoerder, bestuurder of vennoot vervult. Hij is de unieke contactpersoon tussen de publieke instellingen van de Sociale Zekerheid en de entiteit. De VTE is verantwoordelijk voor het gebruik dat de entiteit zal maken van de toegang tot de beveiligde toepassingen die via het UMAN worden aangeboden. Via het formulier kan enkel de toegang tot de DB2P-toepassing worden aangevraagd. Indien de entiteit op termijn ook toegang wil tot andere toepassingen, dan zal de VTE deze toegang moeten aanvragen.

        (2) De beveiligde toepassingen zijn in het UMAN gegroepeerd per functionele ‘hoedanigheid’. De hoedanigheid is m.a.w. een verzameling van beveiligde toepassingen binnen een specifiek bevoegdheidsdomein. De DB2P-toepassingen zijn beschikbaar onder de hoedanigheid ‘Beheerder aanvullende pensioenen’.

        (3) Vervolgens wordt de Lokale Beheerder aangeduid. Dit is de persoon die daadwerkelijk gebruik zal maken van de DB2P-toepassing.

        Het is mogelijk dat de persoon die het formulier ondertekent, de VTE en/of de Lokale Beheerder één en hetzelfde individu zijn.

        Indien de persoon die het formulier ondertekent, de VTE en/of de Lokale Beheerder nog niet gekend zijn in het Belgische personenregister, dan moeten een aantal gegevens worden meegedeeld en documenten worden bijgevoegd die de identiteit van de betrokkene aantonen (vb. kopie van een identiteitskaart, een paspoort, een rijbewijs, enz.). Deze personen zullen dan een uniek identificatienummer toegekend krijgen dat cruciaal is voor alle verdere communicatie in het kader van DB2P.

        Indien de aangeduide VTE en/of de Lokale Beheerder de entiteit verlaten, is het in het grootste belang van de entiteit dat onmiddellijk nieuwe personen worden aangeduid. Dit dient onmiddellijk gemeld te worden aan Sigedis via hetzelfde formulier. Op het formulier wordt dan aangeduid dat het gaat om de aanpassing van gegevens opgenomen in de eerdere aanvraag.

        Indien alle gegevens correct zijn ingevuld en de nodige bewijzen zijn toegevoegd, zal het formulier na ontvangst door Sigedis in een volgende stap verwerkt worden. Dit neemt gemiddeld drie weken in beslag. Bij onvolledigheden of onduidelijkheden wordt de entiteit door Sigedis gecontacteerd. Met vragen over het verloop van de aanvraag tot registratie in het UMAN kan u steeds terecht op db2p@sigedis.fgov.be.

        Als de registratie in orde is en de toegang gecreëerd is, verstuurt Sigedis via de post een volledig dossier met de unieke identificatienummers voor elk van de betrokken personen, de link naar de beveiligde DB2P-toepassing en de noodzakelijke toegangscodes (login en wachtwoord) voor de Lokale Beheerder.

        Nadat de Lokale Beheerder de toegangscodes heeft ontvangen, moet hij zich binnen de 40 dagen aanmelden op het portaal. Wanneer de Lokale Beheerder zich niet binnen deze termijn aanmeldt, zal zijn toegang voor de hoedanigheid ‘Beheerder aanvullende pensioenen’ om veiligheidsredenen automatisch worden geblokkeerd. Wil de Lokale Beheerder toch toegang tot de DB2P-toepassingen krijgen, dan moet een verantwoordelijke van de betrokken entiteit de aanvraagprocedure opnieuw doorlopen door het hiertoe bestemde formulier nogmaals te versturen.

      3. Stap 3. Keuze van het aangiftekanaal

        Om de DB2P-aangiften te kunnen indienen is ook een fysieke verbinding nodig. De aangiften kunnen worden verricht via een online toepassing (portaal van de Sociale Zekerheid) of ze kunnen verzonden worden via batch (gestructureerde XML-berichten). Het is steeds mogelijk om beide aangiftekanalen simultaan te gebruiken.

        1. Aangiften via de online toepassingen op de portaalsite

          Via de beveiligde online portaaltoepassing kan u op een eenvoudige en interactieve manier aangiften indienen vanaf uw computer. Hiertoe volstaat een internetverbinding. De online toepassingen voor DB2P zijn beschikbaar op het portaal van de Sociale Zekerheid via de URL die u opgestuurd wordt.

          De Lokale Beheerder heeft steeds toegang tot de online DB2P-toepassingen. Daarnaast, kan de Lokale Beheerder ook andere fysieke gebruikers aanstellen om de DB2P-aangiften te verrichten. Eventuele andere fysieke gebruikers dienen, net als de Lokale Beheerder, gekend te zijn in het Belgische personenregister. Via een bijkomend formulier ‘Bijzonder formulier DB2P voor buitenlandse entiteiten: bijkomende registratie van (een) natuurlijke perso(o)n(en) kan voor andere medewerkers een uniek identificatienummer worden aangevraagd.

          Dit formulier is enkel noodzakelijk indien de entiteit ook toegang tot de DB2P-toepassing wenst te verstrekken aan andere medewerkers, buiten de Lokale Beheerder (en eventueel de Co-Lokale Beheerder). Het formulier wordt best gelijktijdig ingediend met het ‘Bijzonder formulier DB2P voor buitenlandse entiteiten: registratie UMAN’.

          Wanneer de unieke identificatienummers voor de andere medewerkers beschikbaar zijn, dient de Lokale Beheerder een elektronische procedure te volgen op het portaal van de Sociale Zekerheid voor het aanstellen van nieuwe gebruikers.

        2. Aangiftes via batchverwerking

          Met de bestandsoverdracht via batchverwerking kan u een groot aantal aangiftes op eenzelfde moment doorsturen als gestructureerde berichten. Indien u uw DB2P-aangiftes via batch wenst aan te geven, dient u een technische gebruiker te creëren, een beveilingscertificaat aan te vragen en te installeren en een batchkanaal te kiezen. Het aanvragen van het beveiligingscertificaat neemt gemiddeld drie weken in beslag.

          Voor de creatie van een technische gebruiker en de keuze van een batchkanaal dient de Lokale Beheerder een elektronische procedure te volgen op het portaal van de Sociale Zekerheid. Voor een handleiding waarbij u scherm per scherm wordt begeleid doorheen de procedure, klik hier.

  5. Indien gewenst, een mandaat geven

    Een dienstverlener kan in uw naam de DB2P-aangiftes van uw entiteit verrichten.

    In dit geval, is het essentieel dat deze persoon van u een mandaat krijgt. U moet dit mandaat aan Sigedis communiceren door middel van de aangifte SetDelegation. Om deze aangifte te kunnen invoeren, moet u zich in het User Management registreren en de hoedanigheid van “Beheerder aanvullende pensioenen” aanvragen om toegang te krijgen tot de beveiligde DB2P-toepassingen.

    Deze vuistregels en de handleiding “een mandaat aangeven in de DB2P-online toepassing” helpen u bij het invoeren van deze aangifte.

  6. Voorafgaandelijk de nodige identificatiegegevens opladen

    Wanneer u een DB2P-aangifte doet, moeten rechtspersonen, en met name inrichters en pensioeninstellingen, geïdentificeerd worden aan de hand van hun ondernemingsnummer (KBO-nummer). Individuen (vb. aangeslotenen), moeten geïdentificeerd worden aan de hand van het identificatienummer van het Rijksregister (INSZ-nr) of van de KSZ (BIS-nr).

    Als aangifteplichtige aan DB2P, beschikt u niet altijd over deze nummers. Omdat deze nummers echter cruciaal zijn voor het indienen van de DB2P‐aangiften, raden wij u aan om uw databanken voorafgaandelijk te verrijken met de noodzakelijke identificatiesleutels. Er bestaan verschillende werkwijzen om deze identificatiesleutels te vinden:

    1.   Het KBO of INSZ-nummer aan de betrokken onderneming of het betrokken individu zelf vragen. Dit is de beste manier om het juiste nummer te verkrijgen.

    2.  De KBO Public Search en het RSZ Werkgeversrepertorium gebruiken:
    Het KBO-nummer kan ook eenvoudig worden achterhaald via twee openbare toepassingen: de KBO Public Search en het RSZ Werkgeversrepertorium.

    Via de toepassing KBO Public Search kan u de actuele gegevens van elke onderneming en vestigingseenheid ingeschreven in de Kruispuntbank van Ondernemingen (KBO) raadplegen. Op basis van de naam en/of de adresgegevens van een onderneming kan u de KBO raadplegen en het ondernemingsnummer opzoeken. Via deze toepassing kan echter niet gezocht worden in de historiek (inactieve gegevens).

    Via de toepassing RSZ Werkgeversrepertorium - beschikbaar op het portaal van de sociale zekerheid kan u de gegevens raadplegen van alle ondernemingen die geïdentificeerd zijn als werkgever bij de RSZ (PPO). Deze toepassing biedt meerdere opzoekmogelijkheden. Zo kan u het KBO-nummer opzoeken op basis van de naam en/of adresgegevens van een werkgever (cf. alfabetische opzoeking). Indien u over het RSZ-identificatienummer beschikt (ook wel stamnummer) van de werkgever in kwestie, kan u het KBO-nummer achterhalen (cf. werkgeversrepertorium of conversie RSZ-identificatienummer – ondernemingsnummer). Niet enkel de gegevens van actuele, maar ook van geschrapte werkgevers kan u raadplegen.

    Het gebruik van deze toepassingen heeft als voordeel dat noch een voorafgaandelijke registratie in het User Management, noch een lokale ontwikkeling vereist is. De opzoekingen moeten dan wel manueel en één voor één gebeuren, maar de menselijke interventie laat toe om op een intelligente manier te zoeken  (vb. een operator kan beslissen irrelevante onderdelen van de naam weg te laten en te zoeken op kernwoorden; hij kan bij meerdere antwoordmogelijkheden gemakkelijk interpreteren welke de correcte oplossing is, …).

    3. de lijst van de sectorale inrichters raadplegen
    U kunt hier de lijst van de sectorale inrichters die gekend zijn in DB2P raadplegen. Als de gegevens in deze lijst niet correct of niet volledig zijn, gelieve ons dan zo snel mogelijk via e-mail te verwittigen.

    4.   Gebruik maken van de preload
    Op vraag van de pensioeninstellingen bieden de KSZ en Sigedis daarnaast ook een ondersteunende ‘preload’ aan om de identificatie van individuen en ondernemingen te vergemakkelijken. Via de preload worden routines ter beschikking gesteld van de deelnemende instellingen om op basis van de meegedeelde signaletieke gegevens (o.a. naam, geboortedatum en geslacht) een koppeling te maken met het INSZ-nummer of om een coherentiecontrole uit te voeren tussen het bij de instelling beschikbare INSZ en de signaletieke gegevens. Naast de identificatie van aangesloten individuen kan ook het KBO-nummer worden opgezocht voor de werkgever van deze aangeslotenen. Het betreft de werkgever van het individu op het ogenblik dat deze volgens de pensioeninstelling nog een actieve aangeslotene was.

    1. Het al dan niet uitvoeren van de procedure voor het voorafgaandelijk opladen is de verantwoordelijkheid van de pensioeninstelling. Dat betekent dat niemand verplicht is een preload uit te voeren. 

      De preload laat toe naast de identificatie van personen ook een verrijking met KBO-nummers te doen.Tot op heden gebeurde er automatisch een verrijking van het preload-bestand met KBO-nummers. Voortaan zal de verrijking met KBO-nummers echter enkel nog op aanvraag gebeuren.

      Gelieve uw aanvraag tot verrijking met KBO-nummers met vermelding van de preload bestandsnaam (FI…) naar volgend email-adres te sturen db2p@sigedis.fgov.be

      De concrete instructies en technische documentatie voor de preload kan u raadplegen via volgende links:

      De beschrijving van de aangiftebestanden preload
      De beschrijving van de antwoordbestanden preload

      Voor het bijhorende XSD-schema kan u hier klikken. 

      De simulatie-omgeving voor de PL2P-toepassing (preload) wordt vanaf heden afgesloten. Preloadbestanden die na deze datum worden overgemaakt in de simulatie-omgeving worden niet meer verwerkt. OPGELET: wanneer een preloadbestand alsnog wordt aangeboden bij de integrator in de folder INTEST, zal de integrator nog steeds een (positieve of negatieve) ontvangstbevestiging (ACRF) plaatsen in de folder OUTTEST, maar de bestanden zullen dus niet meer verwerkt worden door de KSZ.

      Preloadbestanden kunnen bijgevolg enkel in de productie-omgeving worden overgemaakt. De PL2P-toepassing in productie is in ieder geval beschikbaar tot eind 2016 voor de identificatie van individuen . De procedure kan ook worden gebruikt voor het voorafgaandelijk opladen van de identificatiegegevens voor zelfstandigen.