DB2P - Avant de déclarer
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AVANT DE DÉCLARER

  1. Avant de pouvoir introduire vos déclarations DB2P via le portail sécurisé de la sécurité sociale, vous devez effectuer quelques étapes incontournables : 

  2. Vérifier si votre organisme apparaît sur la liste des organismes de pension et de solidarité reconnus

    Pour pouvoir introduire vos déclarations DB2P, il faut que votre entité ou l’entité pour laquelle vous agissez en tant que fournisseur de services apparaisse sur la liste des organismes de pension reconnus par la FSMA, la liste des organisateurs sectorielscelle des organismes de solidarité ou celle des organismes de pension étrangers.

    Vous trouverez également ici la liste des organismes de pension qui répartissent la totalité des bénéfices et limitent les frais selon des règles déterminées par le Roi (article 32, § 1, 2° LPC) 

    Si votre institution n’apparaît pas dans les listes ou si ces informations s’avèrent incorrectes ou incomplètes, veuillez nous en informer au plus tôt à l’adresse db2p@sigedis.fgov.be.

    Il est possible qu'en tant qu'organisme de solidarité vous gériez des engagements de solidarité au niveau de l’entreprise qui ne sont pas repris dans cette liste. Il est cependant important pour les futures déclarations DB2P de pouvoir disposer d’une liste exhaustive de ces organismes de solidarité. Si votre organisme est concerné, nous vous prions de vous faire connaître au plus tôt à l’adresse db2p@sigedis.fgov.be en mentionnant le nom, l’adresse et le numéro BCE de l’organisme en question.      

  3. Demander si nécessaire un numéro BCE

    Conformément aux instructions de déclaration, les personnes juridiques, et notamment les organisateurs et les organismes de pension, doivent être identifiés auprès de la Banque Carrefour des Entreprises à l'aide de leur numéro d'entreprise (numéro BCE) pour obtenir l’accès aux applications sécurisées de DB2P. Vous pouvez  vérifier au moyen de l'application Public Search si votre entité est ou non connue auprès de la Banque Carrefour des Entreprises.

    Votre entité n’est pas encore connue auprès de la BCE et n’a donc pas encore de numéro BCE ? Faites-en la demande auprès de la Banque Carrefour des Entreprises en mentionnant clairement que cette demande concerne la banque de données des pensions du deuxième pilier.

    Le traitement de la demande et l’attribution d’un numéro BCE prend environ deux semaines. Si le formulaire est incomplet, la BCE prendra contact avec vous pour compléter les données manquantes. Vous pouvez poser vos éventuelles questions concernant l’enregistrement auprès de la BCE à l’adresse helpdesk.bce@economie.fgov.be ou par téléphone au 02 / 277 64 00 (les jours ouvrables de 9h à 16h).

  4. Demander un accès sécurisé aux applications DB2P

    Pour pouvoir introduire vos déclarations DB2P, vous devez être enregistré dans le User Management de la sécurité sociale (UMAN) et ensuite demander et activer la qualité de « Gestionnaire pensions complémentaires ».
    L’accès aux applications de la sécurité sociale est géré au niveau du User Management. Il permet un accès sécurisé, fiable et traçable aux applications DB2P.
    Chaque déclarant à la banque de données DB2P doit donc disposer d’un accès sécurisé. Il en va de même pour les fournisseurs de services (par ex. secrétariats sociaux) qui déclarent au nom de tiers. Si vous décidez de mandater un fournisseur de services pour effectuer les déclarations en votre nom, vous devez aussi vous enregistrer dans le User Management pour obtenir l’accès aux applications sécurisées. Les étapes à entreprendre pour obtenir l’accès aux applications sécurisées DB2P diffèrent selon le type d’entité déclarante et selon que votre entité est déjà ou non enregistrée dans le UMAN.

    Cinq scenarios sont envisageables :

    1. Scenario 1 - Votre entité n’est pas encore enregistrée dans le User Management (UMAN)

      Aucun Responsable Accès Entité (RAE) n’a encore été désigné pour votre entité.

      Cela signifie que votre entité n’a jusqu’à présent pas encore rempli d’obligation administrative nécessitant un accès aux applications sécurisées dans le réseau de la sécurité sociale. Pour obtenir l’accès aux applications DB2P sécurisées et pouvoir remplir vos obligations de déclaration, vous devez effectuer les étapes décrites ci-dessous, qui sont détaillées dans ce manuel qui vous guide dans la procédure écran après écran. 

      1. Enregistrement de l’entité dans le UMAN et désignation du RAE

        Un responsable de votre entité (entreprise, institution ou organisme) doit introduire et signer une demande d'accès. Ce responsable est une personne dont le nom est mentionné dans les statuts, qui assume un mandat actif et qui a une compétence de signature au sein de l'entité.

        Dans cette demande, un Responsable Accès Entité (RAE) est désigné. Le RAE est responsable de l’accès aux applications sécurisées de toute l’entité. Il est la personne de contact unique entre les institutions publiques de la sécurité sociale et l’entité.
        Il doit être employé par l'entité ou remplir la fonction d'administrateur, de gérant ou d'associé.
        Pour l’enregistrement de l’entité et la désignation du RAE, le responsable de l’entité doit suivre une procédure électronique sur le portail de la sécurité sociale. Cette procédure est expliquée dans le manuel ci-dessus.
        Quand la demande d’accès est introduite et que le RAE est désigné, ce dernier recevra dans la semaine un nom d'utilisateur et un mot de passe par la poste, dans deux enveloppes séparées. Quand il a reçu les deux lettres, le RAE doit s’identifier sur le portail dans les 30 jours avec le nom d'utilisateur et le mot de passe.

        Pour sa première identification, le RAE doit suivre une procédure électronique sur le portail de la sécurité sociale. Cette procédure est également détaillée dans le manuel ci-dessus. 

      2. Demande de la qualité Gestionnaire pensions complémentaires

        Le Responsable Accès Entité (RAE) est responsable de l’accès aux applications sécurisées de votre entité. Les applications sécurisées sont groupées dans le User Management par "qualités" fonctionnelles. La qualité est en d’autres termes un ensemble d’applications sécurisées au sein d’un domaine de compétence spécifique. Sous la qualité d’Employeur, vous pouvez par exemple introduire la déclaration trimestrielle DmfA.
        Comme il est possible que votre entité doive remplir des obligations légales dans plusieurs domaines, la qualité indiquera dans le cadre de quelle obligation ou de quel domaine de compétence votre entité s'identifie.

        Pour les obligations de déclaration à DB2P, une nouvelle qualité a été créée, la qualité de Gestionnaire pensions complémentaires. Vous devez demander l’accès à cette qualité à la Banque Carrefour de la sécurité sociale (BCSS) au moyen de ce formulaire dûment complété, signé par un membre de la Direction générale et transmis par la poste.

        Après contrôle, la BCSS donnera mission à Smals de créer la qualité pour votre entité. Quand la qualité « Gestionnaire des pensions complémentaires » est créée, votre RAE en est informé par Smals via un courrier électronique.

      3. Activation de la qualité de Gestionnaire pensions complémentaires et désignation d’un Gestionnaire local

        Pour obtenir l’accès aux applications DB2P, le RAE doit encore activer la qualité de Gestionnaire pensions complémentaires pour votre entité et désigner un Gestionnaire local de cette qualité. Ce dernier pourra créer des utilisateurs pour les applications sécurisées liées à la qualité et gérer leurs droits.

        Pour l’activation de la qualité et la désignation du Gestionnaire local, le RAE doit suivre une procédure électronique sur le portail de la sécurité sociale. Cette procédure est détaillée dans notre manuel ci-dessus.

      4. Choix du canal de communication physique pour l’échange de données et la création des utilisateurs

        Une fois la qualité activée et le Gestionnaire local désigné, votre accès est créé, il vous reste une étape à effectuer avant de pouvoir introduire vos déclarations. Il faut que vous choisissiez votre canal de connexion physique et que vous désigniez le(s) utilisateur(s) qui introduira (ront) les déclarations.

        Les déclarations DB2P  peuvent être introduites manuellement via une application en ligne (portail de la sécurité sociale) ou envoyées par batch (messages XML structurés). Vous pouvez aussi utiliser les deux canaux de déclaration de manière simultanée.

        1. Déclarations via l’application en ligne sur le portail

          Les applications en ligne DB2P sont disponibles sur le portail de la sécurité sociale (voir www.socialsecurity.be, cliquez sur « Fonctionnaires et autres professionnels » et ensuite sur « Acteurs des pensions légales et complémentaires »). Elles permettent d’introduire des déclarations d’une manière simple et interactive depuis votre ordinateur. Pour ce faire, une connexion internet suffit.

          Le Gestionnaire local a toujours accès aux applications en ligne de la qualité « Gestionnaire Pensions complémentaires ». Mais le Gestionnaire local peut également désigner d’autres utilisateurs physiques pour effectuer les déclarations DB2P via les applications en ligne.

          Pour désigner et gérer les utilisateurs de la qualité, le Gestionnaire local doit suivre une procédure électronique sur le portail de la sécurité sociale.  Cette procédure est détaillée dans le manuel ci-dessus.

        2. Déclarations par batch

          La transmission de fichiers par batch, vous permet de transmettre simultanément une grand nombre de déclarations sous forme de messages structurés. Si vous souhaitez transmettre vos déclarations DB2P par batch vous devez créer un utilisateur technique, demander un certificat de sécurité  et choisir un canal batch. La demande dun certificat de sécurité prend environ 3 semaines.

          Lors de votre enregistrement dans le système de gestion des accès  (User management) de la sécurité social, un Gestionnaire local a été désigné pour votre organisme de pension pour la qualité "Gestionnaire pensions complémentaires". 

          Ce Gestionnaire local peut créer l’utilisateur technique. Cet utilisateur technique est la personne de contact au niveau de la qualité pour l’échange des données par batch. Un seul utilisateur technique peut donc être désigné pour toutes les applications au sein de cette qualité. Il doit avoir une connaissance technique de la manière dont l’échange des fichiers se produit.

          Lors de la création de cet utilisateur technique,le Gestionnaire local doit également choisir un canal batch. Il existe plusieurs canaux physiques pour échanger, par batch, des données par le réseau de la sécurité sociale. Si vous disposez déjà d'une connexion physique (ex. Isabel ou FTP) vous pouvez également l’utiliser pour les déclarations DB2P tant que ces canaux sont encore supportés. En général, il est recommandé d’utiliser le SFTP dont le coût est moins élevé pour une meilleure sécurité.

          Vous trouverez plus d’information sur les canaux physiques de communication avec le réseau de la sécurité sociale dans les documents suivants :

           

          - Pour la connexion via FTP

          - Pour la connexion via SFTP

    2. Scénario 2 - Votre entité est un fournisseur de services déjà enregistré dans le User Management

      Votre entité est déjà enregistrée dans le User Management (UMAN) et souhaite obtenir l’accès aux applications sécurisées DB2P en tant que prestataire de services pour une entité qui doit introduire une déclaration. Cela signifie concrètement qu’un Responsable Accès Entité (RAE) a déjà été désigné pour votre entité. Pour avoir accès aux applications DB2P sécurisées, vous devez effectuer les étapes suivantes.

      Ces étapes sont détaillées dans ce manuel qui vous guide dans la procédure écran après écran.

      1. Demande de la qualité Gestionnaire pensions complémentaires

        Le Responsable Accès Entité (RAE) est responsable de l’accès aux applications sécurisées de votre entité. Les applications sécurisées sont groupées dans le User Management par "qualités" fonctionnelles. La qualité est en d’autres termes un ensemble d’applications sécurisées au sein d’un domaine de compétence spécifique. Sous la qualité d’Employeur, vous pouvez par exemple introduire la déclaration trimestrielle DmfA.
        Comme il est possible que votre entité doive remplir des obligations légales dans plusieurs domaines, la qualité indiquera dans le cadre de quelle obligation ou de quel domaine de compétence votre entité s'identifie.

        Pour les obligations de déclaration à DB2P, une nouvelle qualité a été créée, la qualité de Gestionnaire pensions complémentaires. Vous devez demander l’accès à cette qualité à la Banque Carrefour de la sécurité sociale (BCSS) au moyen de ce formulaire dûment complété, signé par un membre de la Direction générale et transmis par la poste.

        Après contrôle, la BCSS donnera mission à Smals de créer la qualité pour votre entité. Quand la qualité « Gestionnaire des pensions complémentaires » est créée, votre RAE en est informé par Smals via un courrier électronique.

      2. Activation de la qualité de Gestionnaire pensions complémentaires et désignation d’un Gestionnaire local

        Pour obtenir l’accès aux applications DB2P, le RAE doit encore activer la qualité de Gestionnaire pensions complémentaires pour votre entité et désigner un Gestionnaire local de cette qualité. Ce dernier pourra créer des utilisateurs pour les applications sécurisées liées à la qualité et gérer leurs droits.

        Pour l’activation de la qualité et la désignation du Gestionnaire local, le RAE doit suivre une procédure électronique sur le portail de la sécurité sociale. Cette procédure est détaillée dans notre manuel ci-dessus.

      3. Choix du canal de communication physique pour l’échange de données et la création des utilisateurs

        Une fois la qualité activée et le Gestionnaire local désigné, votre accès est créé, il vous reste une étape à effectuer avant de pouvoir introduire vos déclarations. Il faut que vous choisissiez votre canal de connexion physique et que vous désigniez le(s) utilisateur(s) qui introduira (ront) les déclarations.

        Les déclarations DB2P  peuvent être introduites manuellement via une application en ligne (portail de la sécurité sociale) ou envoyées par batch (messages XML structurés). Vous pouvez aussi utiliser les deux canaux de déclaration de manière simultanée.

        1. Déclarations via l’application en ligne sur le portail

          Les applications en ligne DB2P sont disponibles sur le portail de la sécurité sociale (voir www.socialsecurity.be, cliquez sur « Fonctionnaires et autres professionnels » et ensuite sur « Acteurs des pensions légales et complémentaires »). Elles permettent d’introduire des déclarations d’une manière simple et interactive depuis votre ordinateur. Pour ce faire, une connexion internet suffit.

          Le Gestionnaire local a toujours accès aux applications en ligne de la qualité « Gestionnaire Pensions complémentaires ». Mais le Gestionnaire local peut également désigner d’autres utilisateurs physiques pour effectuer les déclarations DB2P via les applications en ligne.

          Pour désigner et gérer les utilisateurs de la qualité, le Gestionnaire local doit suivre une procédure électronique sur le portail de la sécurité sociale.  Cette procédure est détaillée dans le manuel ci-dessus.

        2. Déclarations par batch

          La transmission de fichiers par batch, vous permet de transmettre simultanément une grand nombre de déclarations sous forme de messages structurés. Si vous souhaitez transmettre vos déclarations DB2P par batch vous devez créer un utilisateur technique, demander un certificat de sécurité  et choisir un canal batch. La demande dun certificat de sécurité prend environ 3 semaines.

          Lors de votre enregistrement dans le système de gestion des accès  (User management) de la sécurité social, un Gestionnaire local a été désigné pour votre organisme de pension pour la qualité "Gestionnaire pensions complémentaires". 

          Ce Gestionnaire local peut créer l’utilisateur technique. Cet utilisateur technique est la personne de contact au niveau de la qualité pour l’échange des données par batch. Un seul utilisateur technique peut donc être désigné pour toutes les applications au sein de cette qualité. Il doit avoir une connaissance technique de la manière dont l’échange des fichiers se produit.

          Lors de la création de cet utilisateur technique,le Gestionnaire local doit également choisir un canal batch. Il existe plusieurs canaux physiques pour échanger, par batch, des données par le réseau de la sécurité sociale. Si vous disposez déjà d'une connexion physique (ex. Isabel ou FTP) vous pouvez également l’utiliser pour les déclarations DB2P tant que ces canaux sont encore supportés. En général, il est recommandé d’utiliser le SFTP dont le coût est moins élevé pour une meilleure sécurité.

          Vous trouverez plus d’information sur les canaux physiques de communication avec le réseau de la sécurité sociale dans les documents suivants :

           

          - Pour la connexion via FTP

          - Pour la connexion via SFTP

    3. Scénario 3 - Votre entité est un organisme de pension ou de solidarité déjà enregistré dans le User Management (UMAN)

      Votre entité est, en tant qu’organisme de pension ou de solidarité, déjà enregistrée dans le UMAN. Cela signifie concrètement qu’un Responsable Accès Entité (RAE) a déjà été désigné pour votre entité. Pour avoir accès aux applications DB2P sécurisées, vous devez effectuer les étapes décrites ci-dessous.

      Ces étapes sont détaillées dans ce manuel qui vous guide dans la procédure écran après écran.

      1. Activation de la qualité de Gestionnaire pensions complémentaires et désignation d’un Gestionnaire local

        Pour les obligations de déclaration à DB2P, une nouvelle qualité a été créée, la qualité Gestionnaire pensions complémentaires. Pour vous, en tant qu’organisme de pension ou de solidarité déjà enregistré, cette qualité de Gestionnaire pensions complémentaires est d’office attribuée.

      2. Pour obtenir l’accès aux applications DB2P, le RAE doit encore activer la qualité de Gestionnaire pensions complémentaires pour votre entité et désigner un Gestionnaire local de cette qualité. Ce dernier pourra créer des utilisateurs pour les applications sécurisées liées à la qualité et gérer leurs droits.

        Pour l’activation de la qualité et la désignation du Gestionnaire local, le RAE doit suivre une procédure électronique sur le portail de la sécurité sociale. Cette procédure est détaillée dans notre manuel ci-dessus.

      3. Choix du canal de communication physique pour l’échange de données et la création des utilisateurs

        Une fois la qualité activée et le Gestionnaire local désigné, votre accès est créé, il vous reste une étape à effectuer avant de pouvoir introduire vos déclarations. Il faut que vous choisissiez votre canal de connexion physique et que vous désigniez le(s) utilisateur(s) qui introduira (ront) les déclarations.

        Les déclarations DB2P  peuvent être introduites manuellement via une application en ligne (portail de la sécurité sociale) ou envoyées par batch (messages XML structurés). Vous pouvez aussi utiliser les deux canaux de déclaration de manière simultanée.

        1. Déclarations via l’application en ligne sur le portail

          Les applications en ligne DB2P sont disponibles sur le portail de la sécurité sociale (voir www.socialsecurity.be, cliquez sur « Fonctionnaires et autres professionnels » et ensuite sur « Acteurs des pensions légales et complémentaires »). Elles permettent d’introduire des déclarations d’une manière simple et interactive depuis votre ordinateur. Pour ce faire, une connexion internet suffit.

          Le Gestionnaire local a toujours accès aux applications en ligne de la qualité « Gestionnaire Pensions complémentaires ». Mais le Gestionnaire local peut également désigner d’autres utilisateurs physiques pour effectuer les déclarations DB2P via les applications en ligne.

          Pour désigner et gérer les utilisateurs de la qualité, le Gestionnaire local doit suivre une procédure électronique sur le portail de la sécurité sociale.  Cette procédure est détaillée dans le manuel ci-dessus.

        2. Déclarations par batch

          La transmission de fichiers par batch, vous permet de transmettre simultanément une grand nombre de déclarations sous forme de messages structurés. Si vous souhaitez transmettre vos déclarations DB2P par batch vous devez créer un utilisateur technique, demander un certificat de sécurité  et choisir un canal batch. La demande dun certificat de sécurité prend environ 3 semaines.

          Lors de votre enregistrement dans le système de gestion des accès  (User management) de la sécurité social, un Gestionnaire local a été désigné pour votre organisme de pension pour la qualité "Gestionnaire pensions complémentaires". 

          Ce Gestionnaire local peut créer l’utilisateur technique. Cet utilisateur technique est la personne de contact au niveau de la qualité pour l’échange des données par batch. Un seul utilisateur technique peut donc être désigné pour toutes les applications au sein de cette qualité. Il doit avoir une connaissance technique de la manière dont l’échange des fichiers se produit.

          Lors de la création de cet utilisateur technique,le Gestionnaire local doit également choisir un canal batch. Il existe plusieurs canaux physiques pour échanger, par batch, des données par le réseau de la sécurité sociale. Si vous disposez déjà d'une connexion physique (ex. Isabel ou FTP) vous pouvez également l’utiliser pour les déclarations DB2P tant que ces canaux sont encore supportés. En général, il est recommandé d’utiliser le SFTP dont le coût est moins élevé pour une meilleure sécurité.

          Vous trouverez plus d’information sur les canaux physiques de communication avec le réseau de la sécurité sociale dans les documents suivants :

           

          - Pour la connexion via FTP

          - Pour la connexion via SFTP

    4. Scénario 4 - Votre entité n’a pas de personnel propre

      Votre entité est un organisme de pension agréé, ou un organisme de solidarité connu et n’emploie pas de personnel propre. Pour avoir accès aux applications DB2P sécurisées, vous devez effectuer les étapes décrites ci-dessous. 
      Ces étapes sont détaillées dans ce manuel qui vous guide dans la procédure écran après écran.

      1. Enregistrement de l’entité & désignation du RAE, demande de la qualité de Gestionnaire pensions complémentaires, activation de la qualité & désignation du Gestionnaire local

        Pour obtenir l’accès aux applications sécurisées de la sécurité sociale, vous devez normalement suivre les étapes suivantes :

        1. Enregistrer votre entité dans le User Management et désigner un Responsable Accès Entité (RAE)

        2. Demander la qualité de Gestionnaire pensions complémentaires.

        3. Activer la qualité de Gestionnaire pensions complémentaires et désigner un Gestionnaire local. Le Gestionnaire local de la qualité peut alors créer des utilisateurs pour les applications sécurisées qui en font partie et gérer leurs droits.

      2. Procédure simplifiée

        Les étapes ci-dessus doivent normalement être réalisées en suivant une procédure électronique sur le portail de la sécurité sociale (www.socialsecurity.be). Pour les organismes de pension ou de solidarité sans personnel, une procédure simplifiée est prévue en concertation avec la BCSS et l’ONSS. Elle permet d’exécuter les trois étapes ci-dessus simultanément sans qu’une identification sur le portail de la sécurité sociale ne soit nécessaire.

        En principe, le RAE, le Gestionnaire local et le(s) utilisateur(s) sont des membres du personnel de l’entité pour laquelle ils sont désignés. Certains organismes de pension ou de solidarité n’emploient cependant pas de personnel propre. Dans ce cas, pour ces entités spécifiques uniquement, on accepte la désignation d’un Gestionnaire local et d’utilisateurs qui ne font pas directement partie du personnel. Le Gestionnaire local et les utilisateurs peuvent alors faire partie du personnel d’une autre entité avec laquelle l'organisme de pension ou de solidarité a un lien contractuel. Un contrat définit donc l'implication de ces personnes (par ex. personnel du fournisseur, d’un organisateur, d’une entreprise dans le secteur). Le RAE doit par contre toujours remplir la fonction d’administrateur (administrateur, directeur, président ou administrateur adjoint) au sein de l’organisme de pension ou de solidarité.

        1. Déroulement de la procédure simplifiée

          Si vous souhaitez utiliser la procédure simplifiée vous devez compléter ce formulaire le faire signer par un responsable de l’entité (une personne dont le nom est mentionné dans les statuts, qui assume un mandat actif et qui a une compétence de signature au sein de l'entité) et l’envoyer par la poste à la BCSS.

          Après contrôle, la BCSS transmettra le formulaire à Smals (équipe Gestion des Accès/Toegangsbeheer – GATB) pour enregistrer l’entité dans le User Management, désigner le RAE, activer la qualité et désigner le Gestionnaire local.

          Le Gestionnaire local, désigné via le formulaire par, l'organisme de pension ou de solidarité concerné, mais travaillant dans une autre entité, est mis au courant de l'approbation de la demande. Quand le Gestionnaire local a reçu l'avis de Smals par la poste, il doit s'identifier dans les 40 jours sur le portail.

          Vous trouverez dans le manuel de plus amples d’informations sur l’introduction du formulaire de demande simplifiée.

        2. Conditions de la procédure simplifiée

          Les conditions cumulées pour pouvoir utiliser cette procédure exceptionnelle simplifiée sont

      3. Choix du canal de communication physique pour l’échange de données et la création des utilisateurs

        Une fois la qualité activée et le Gestionnaire local désigné, votre accès est créé, il vous reste une étape à effectuer avant de pouvoir introduire vos déclarations. Il faut que vous choisissiez votre canal de connexion physique et que vous désigniez le(s) utilisateur(s) qui introduira (ront) les déclarations.

        Les déclarations DB2P  peuvent être introduites manuellement via une application en ligne (portail de la sécurité sociale) ou envoyées par batch (messages XML structurés). Vous pouvez aussi utiliser les deux canaux de déclaration de manière simultanée.

        1. Déclarations via l’application en ligne sur le portail

          Les applications en ligne DB2P sont disponibles sur le portail de la sécurité sociale (voir www.socialsecurity.be, cliquez sur « Fonctionnaires et autres professionnels » et ensuite sur « Acteurs des pensions légales et complémentaires »). Elles permettent d’introduire des déclarations d’une manière simple et interactive depuis votre ordinateur. Pour ce faire, une connexion internet suffit.

          Le Gestionnaire local a toujours accès aux applications en ligne de la qualité « Gestionnaire Pensions complémentaires ». Mais le Gestionnaire local peut également désigner d’autres utilisateurs physiques pour effectuer les déclarations DB2P via les applications en ligne.

          Pour désigner et gérer les utilisateurs de la qualité, le Gestionnaire local doit suivre une procédure électronique sur le portail de la sécurité sociale.  Cette procédure est détaillée dans le manuel ci-dessus.

        2. Déclarations par batch

          La transmission de fichiers par batch, vous permet de transmettre simultanément une grand nombre de déclarations sous forme de messages structurés. Si vous souhaitez transmettre vos déclarations DB2P par batch vous devez créer un utilisateur technique, demander un certificat de sécurité  et choisir un canal batch. La demande dun certificat de sécurité prend environ 3 semaines.

          Lors de votre enregistrement dans le système de gestion des accès  (User management) de la sécurité social, un Gestionnaire local a été désigné pour votre organisme de pension pour la qualité "Gestionnaire pensions complémentaires". 

          Ce Gestionnaire local peut créer l’utilisateur technique. Cet utilisateur technique est la personne de contact au niveau de la qualité pour l’échange des données par batch. Un seul utilisateur technique peut donc être désigné pour toutes les applications au sein de cette qualité. Il doit avoir une connaissance technique de la manière dont l’échange des fichiers se produit.

          Lors de la création de cet utilisateur technique,le Gestionnaire local doit également choisir un canal batch. Il existe plusieurs canaux physiques pour échanger, par batch, des données par le réseau de la sécurité sociale. Si vous disposez déjà d'une connexion physique (ex. Isabel ou FTP) vous pouvez également l’utiliser pour les déclarations DB2P tant que ces canaux sont encore supportés. En général, il est recommandé d’utiliser le SFTP dont le coût est moins élevé pour une meilleure sécurité.

          Vous trouverez plus d’information sur les canaux physiques de communication avec le réseau de la sécurité sociale dans les documents suivants :

           

          - Pour la connexion via FTP

          - Pour la connexion via SFTP

    5. Scenario 5 - Votre entité est une entité étrangère

      L’obligation de déclaration dans le cadre de la Banque de données des pensions complémentaires s’adresse principalement aux fonds de pension et assureurs qui gèrent des régimes de pensions complémentaires qui entrent dans le champ d’application de la banque de données. Il s’agit de situations qui, d’une manière ou d’une autre, ressortissent au champ d’application d’au moins l’une des législations suivantes :

      1. la législation fiscale belge en matière de pensions complémentaires (CIR) [Code des impôts sur les revenus 1992 - (AR CIR) Arrêté Royal du 27 août 1993 portant exécution du Code des impôts sur les revenus 1992, M.B. 13-9-1993.]

      2. la législation belge sur les pensions complémentaires pour les travailleurs (LPC) [Loi du 28 avril 2003 relative aux pensions complémentaires et au régime fiscal de celles-ci et de certains avantages complémentaires en matière de sécurité sociale, M.B. 15-5-2003.] ou la loi relative aux pensions complémentaires pour indépendants (LPCI) [Loi-Programme du 24 décembre 2002, M.B. 31-12-2002.]

      3. la loi belge sur la cotisation patronale de 8,86 % sur les primes ou cotisations patronales pour les régimes de pensions complémentaires (art. 38, §3ter de la Loi ONSS) [Loi du 29 juin 1981 établissant les principes généraux de la sécurité sociale des travailleurs salariés, M.B. 2-7-1981.]

      Ceci signifie notamment qu’un organisme de pension étranger qui gère un régime de pension d’un employeur qui fiscalement déclare les primes d’assurance payées sous le régime belge des impôts sur les sociétés, entre dans le champ d’application.

      Il en va de même pour les régimes de pension instaurés par un employeur étranger au profit de salariés dont la situation juridique au niveau du travail ressortit au droit belge. 

      Pour satisfaire à ses obligations, l’organisme soumis à déclaration doit disposer d’un accès sécurisé aux applications DB2P.  Grâce à l’enregistrement dans le User Management les  entités déclarantes peuvent accéder, d’une manière sécurisée, fiable et traçable, aux applications sécurisées du réseau de la sécurité sociale, parmi lesquelles l’application DB2P.

      Il n’est pas toujours évident pour les organismes étrangers de réaliser cet enregistrement. Vous trouverez ci-dessous par étapes la procédure à suivre, les formulaires utiles et quelques points d’attention importants.

      1. Etape 1. Enregistrement dans la Banque Carrefour des Entreprises (BCE)

        Pour pouvoir s’enregistrer dans le User Management, l’entité doit être connue auprès de la Banque Carrefour belge des Entreprises (BCE).  Vous pouvez  vérifier au moyen de l'application Public Search de la BCE si votre entité est ou non connue auprès de la BCE. 

        Les entités qui ne sont pas encore connues auprès de la BCE et qui, par conséquent, n’ont pas encore de numéro BCE, doivent remplir le document « Demande d’ajout de données relatives à une entreprise personne morale manquante » et l’envoyer à l’adresse indiquée sur le formulaire. 

        Le traitement de la demande et l’attribution d’un numéro BCE prend environ deux semaines. Si le formulaire est incomplet, la BCE prendra contact avec vous pour compléter les données manquantes. Vous pouvez poser vos éventuelles questions concernant l’enregistrement auprès de la BCE à l’adresse helpdesk.bce@economie.fgov.be ou par téléphone au 02 / 277 64 00 (les jours ouvrables de 9h à 16h).

      2. Etape 2. Enregistrement dans le User Management (UMAN)

        Dès que vous avez reçu le numéro BCE, vous pouvez commencer l’enregistrement dans le User Management (UMAN). Cet enregistrement s’effectue en plusieurs étapes.

        La première étape consiste à remplir le « Formulaire spécial DB2P pour entités étrangères: enregistrement UMAN ».

        Le formulaire doit être signé par un responsable de l’entité et envoyé par la poste à Sigedis. Nous entendons par responsable de l’entité une personne dont le nom est mentionné dans les statuts de l’entité, qui remplit un mandat actif et qui a un pouvoir de signature au sein de l’entité. Les preuves qui confirment que cette personne est effectivement habilitée à engager juridiquement l’entité doivent être annexées au formulaire. Il s’agira, soit d’un document officiel probant (ex. : un extrait d’une publication officielle), soit des coordonnées d’une source officielle à consulter en ligne. 

        Le formulaire permet de réaliser simultanément trois actions nécessaires sans se connecter au portail de la sécurité sociale.

        L’entité peut ainsi (1) s’enregistrer  dans le UMAN et désigner un Responsable Accès Entité (RAE), (2) demander la qualité « Gestionnaire pensions complémentaires» et (3) désigner le Gestionnaire local pour cette qualité.

        (1)   Le RAE doit être une personne employée au sein de l'entreprise ou exerçant la fonction de gérant, administrateur ou associé. Il est l’unique personne de contact entre les institutions publiques de sécurité sociale et l’entité. Le RAE est responsable de l’usage que l’entité fera de ses accès aux applications mises à disposition par le UMAN. Le formulaire permet seulement de demander l’accès à l’application DB2P. Si, à terme, l’entité désire aussi accéder à d’autres applications, le RAE devra en faire la demande. 

        (2)   Les applications sécurisées sont regroupées dans le UMAN par « qualités » fonctionnelles. La qualité est en d’autres mots un ensemble d’applications sécurisées au sein d’un domaine de compétence spécifique. Les applications DB2P sont disponibles sous la qualité « Gestionnaire Pensions complémentaires ».

        (3)   Ensuite le Gestionnaire local est désigné. C’est la personne qui utilisera effectivement l’application DB2P.

        Il est possible que la personne qui signe le formulaire, le RAE et/ou le Gestionnaire local soient un seul et unique individu. 

        Si la personne qui signe le formulaire, le RAE et/ou le Gestionnaire local sont encore inconnus dans le Registre national belge des personnes, il faudra alors communiquer une série de données et annexer certains documents qui prouvent l’identité des personnes concernées (ex : copie de sa carte d’identité, passeport, permis de conduire, etc). 
        Ces personnes recevront un numéro unique d’identification (NISS). Ce numéro sera requis pour toute communication ultérieure dans le cadre de DB2P. 

        Si les personnes désignées quittent l’entité, l’entité a tout intérêt à désigner immédiatement d’autres personnes. Il faudra communiquer sans délai ces désignations à Sigedis au moyen du « Formulaire spécial DB2P pour entités étrangères - enregistrement UMAN » en indiquant qu’il s’agit d’une modification des données communiquées dans une demande antérieure. 

        Si toutes les informations et les preuves nécessaires sont communiquées, le formulaire sera traité par Sigedis. Cela prend environ trois semaines. L’entité sera contactée par Sigedis si certaines informations sont manquantes ou nécessitent des éclaircissements. Vous pouvez poser vos éventuelles questions quant à la progression de la demande d’enregistrement à l’adresse dp2p@sigedis.fgov.be.

        Une fois l’enregistrement en ordre et les accès créés, Sigedis envoie par la poste un dossier complet avec le numéro d’identification unique pour chaque personne concernée, le lien vers l’application sécurisée et les codes d’accès nécessaires pour le Gestionnaire local (login et mot de passe).

        Lorsque le Gestionnaire local a reçu ses codes d’accès, il doit se connecter sur le portail de la sécurité sociale dans les 40 jours. S’il ne se connecte pas dans ce délai, son accès pour la qualité « Gestionnaire pensions complémentaires » sera automatiquement bloqué pour des raisons de sécurité. Dans ce cas, si le Gestionnaire local désire quand même accéder aux applications DB2P, un responsable de l’entité doit parcourir de nouveau toute la procédure et renvoyer le formulaire.

      3. Etape 3. Choix du canal de déclaration

        Pour pouvoir introduire les déclarations DB2P, une connexion physique est également nécessaire. Les déclarations peuvent s’effectuer au moyen d’une application en ligne (portail de la sécurité sociale) ou peuvent être envoyées par batch (messages XML structurés). Il est également possible de combiner l’utilisation des deux canaux.

        1. Déclarations via les applications en ligne sur le site portail

          L’application en ligne sur le portail de la sécurité sociale vous permet d’introduire vos déclarations de manière simple et interactive à partir de votre ordinateur. Pour ce faire, une connexion internet est suffisante. Vous pourrez accéder aux applications DB2P en ligne sur le portail de la sécurité sociale via l’URL qui vous sera envoyée.

          Le Gestionnaire local a toujours accès aux applications DB2P en ligne. Mais il peut également désigner d’autres utilisateurs physiques pour effectuer les déclarations DB2P.
          Les éventuels autres utilisateurs physiques doivent être connus dans le Registre national belge des personnes, tout comme le Gestionnaire local. Un formulaire additionnel « Formulaire spécial DB2P pour entités étrangères: enregistrement d’une (de) personne(s) physique(s) » permet de demander un numéro d’identification unique pour d’autres collaborateurs.

          Ce formulaire est seulement nécessaire si l’entité désire donner accès aux applications DB2P à d’autres collaborateurs que le Gestionnaire local (et son éventuel Co-gestionnaire local). Il est préférable d’introduire ce formulaire en même temps que le «Formulaire spécial DB2P pour entités étrangères - enregistrement UMAN ».

          Lorsque les numéros uniques d’identification des autres collaborateurs sont disponibles, le Gestionnaire local doit suivre une procédure électronique sur le portail de la sécurité sociale pour désigner les nouveaux utilisateurs.

        2. Déclarations par batch

          La transmission de fichiers par batch vous permet d’envoyer simultanément un grand nombre de déclarations en tant que messages structurés. Si vous désirez introduire vos déclarations DB2P par batch vous devez créer un utilisateur technique, demander un certificat de sécurité, l’installer et choisir un canal batch. La demande d’un certificat de sécurité prend environ trois semaines.

          Pour la création d’un utilisateur technique et le choix d’un canal batch, le Gestionnaire local doit suivre une procédure électronique sur le portail de la sécurité sociale. Ce manuel vous guide écran après écran à travers la procédure.

  5. Donner un mandat si vous le désirez

    Vous pouvez charger un fournisseur de services d’effectuer en votre nom les déclarations DB2P auxquelles votre entité est soumise.

    Dans ce cas, il est indispensable que ce tiers reçoive de votre part un mandat. Vous devez communiquer l’existence de ce mandat à Sigedis au moyen de la déclaration SetDelegation. Pour pouvoir introduire cette déclaration, il est indispensable de vous enregistrer dans le User Management et d’obtenir la qualité de « Gestionnaire pension complémentaire» afin d’accéder aux applications sécurisées DB2P.

    Ces quelques règles de bases et le manuel « déclarer un mandat dans l’application en ligne DB2P »  vous guideront dans l’introduction d’un mandat.

  6. Effectuer le préchargement des données d’identification

    Conformément aux instructions de déclaration, lorsque vous effectuez une déclaration DB2P, les personnes juridiques, et notamment les organisateurs et les organismes de pension, doivent être identifiés à l'aide de leur numéro d'entreprise (numéro BCE). Les individus (p.ex. les affiliés), doivent être identifiés à l'aide du numéro d'identification du Registre national (numéro NISS) ou de la BCSS (numéro BIS).

    En tant que déclarant à DB2P, vous ne disposez pas toujours de ces numéros. Puisque ces numéros sont cruciaux pour l’exécution des déclarations DB2P, nous vous recommandons d'enrichir préalablement vos banques de données avec les clés d'identification nécessaires. Il existe différents moyens de trouver ces clés d'identification.

    1. Demander ce numéro à l'entreprise ou à l'individu concerné

    C’est le moyen le plus adapté car il donne la meilleure garantie de recevoir le numéro correct.

    2. Utiliser BCE Public Search et le répertoire des employeurs

    Le numéro BCE peut aussi facilement être recherché via deux applications accessibles au public : BCE Public Search et le répertoire des employeurs de l'ONSS :

    Au moyen de l'application BCE Public Search, vous pouvez consulter les données actuelles de chaque entreprise et unités d'établissements inscrites à la Banque carrefour des Entreprises (BCE). Vous y rechercher le numéro d’entreprise sur base du nom et/ou de l'adresse de l'entreprise. Cette application ne permet pas de rechercher l'historique (les données inactives).

    Au moyen de l'application Répertoire des employeurs ONSS - disponible sur le portail de la sécurité sociale - vous pouvez consulter les données de toutes les entreprises identifiées comme employeur auprès de l'ONSS(APL). Cette application offre plusieurs possibilités de recherche. Vous pouvez par exemple rechercher un numéro BCE sur base du nom et/ou de l'adresse d'un employeur (cf. recherche alphabétique). Si vous disposez du numéro d'identification ONSS de l'employeur (cf. numéro de matricule) en question vous pouvez trouver le numéro BCE (cf. conversion matricule ONSS – numéro d'entreprise). Vous pouvez y consulter non seulement les données des employeurs actuels mais également celles des employeurs supprimés.

    L'utilisation de ces applications a pour avantage que ni un enregistrement préalable dans le User Management, ni un développement local ne sont requis. Les recherches doivent être opérées manuellement une à une, mais l'intervention humaine permet de chercher de manière intelligente (p.ex un opérateur peut décider de laisser de côté les parties non pertinentes d'un nom et de faire la recherche sur des mots-clés; en cas de possibilités de réponses multiples, il peut facilement déterminer quelle est la solution correcte, …).

    3. Faire usage du preload

    A la demande des organismes de pension, la BCSS et Sigedis offrent en outre un preload d'appui pour faciliter l'identification des individus. Des routines sont mises à disposition des institutions participantes via le preload pour associer les données signalétiques communiquées (e.a nom, date de naissance et sexe) à un numéro NISS ou pour opérer un contrôle de cohérence entre les numéros NISS dont dispose l'institution et les données signalétiques. 

    1. L’exécution du preload est optionnelle et relève de la responsabilité de l'organisme de pension. Personne n'est donc obligé d'exécuter le preload.

      L’enrichissement du fichier preload par les numéros BCE n’est pas possible pour les indépendants étant donné que l’enrichissement se base sur une relation employeur-employé et que celle-ci n’existe pas chez les indépendants. La meilleure façon de trouver ces numéros est de faire une recherche sur BCE Public Search

      Les documents description des fichiers de déclaration preload et description des fichiers de réponse preload contiennent les instructions concrètes ainsi que la documentation technique nécessaires au preload. 

      Vous trouverez ici le schéma XSD qui s’y rapporte.

      L’environnement de simulation pour l’application PL2P (preload) est dès à présent clôturé. Les fichiers de preload transmis dorénavant dans l’environnement de simulation ne seront plus traités. ATTENTION : désormais, lorsqu’un fichier de preload est soumis à l’integrateur dans le folder INTEST, un ACRF accusé de réception (positif ou négatif) sera encore placé dans le folder OUTTEST, mais les fichiers ne seront plus traités par la BCSS.

      Vous pouvez donc dorénavant transmettre les fichiers de preload seulement dans l’environnement de production. L’application PL2P en production est en tout cas disponible jusque fin 2014 pour l'identification des individus.